08 - Agenda
9 min
Criado por Thiago Tamanini em 27/11/2020 15:11
Atualizado por Thiago Tamanini em 09/06/2021 15:44

A agenda permite marcar eventos no próprio Movidesk. Esses eventos podem ser vinculados a um ticket, permitindo que você mantenha um histórico de todas as interações no seu ticket.

Utilizando a agenda do Movidesk, você pode organizar reuniões, manutenções programadas, entre outros eventos, podendo selecionar pessoas ou equipes como participantes.

Há várias opções de configuração, desde perfis de acesso até participantes obrigatórios em eventos vinculados a tickets de um determinado tipo de serviço.

Neste artigo, você vai ver:

 

Visão geral da agenda

Para criar um novo evento, primeiramente, você deve clicar na Agenda, na barra lateral do menu Movidesk.

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A visão geral da agenda abrirá em uma nova aba. Você pode configurar a sua visualização para dia, semana, mês ou lista, no menu superior direito.

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No canto esquerdo inferior, em Adicionar agenda, você pode abrir a agenda de outros usuários para visualização. Assim que selecionar o perfil desejado, você terá acesso aos eventos marcados na agenda selecionada.

É possível ver mais de uma agenda ao mesmo tempo. Vale ressaltar que o perfil de acesso da pessoa determina quais agendas ela tem acesso de visualização.

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Se você possui algum contrato de SLA, a agenda mostra os feriados cadastrados no sistema.

Sempre que um feriado for cadastrado em Configurações > SLA > Feriados, ele aparecerá na agenda. Isso não interfere na funcionalidade da ferramenta, podendo, inclusive, cadastrar eventos para esse dia.

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A agenda aparece na sua página inicial. Assim, quando você tiver eventos marcados, eles já aparecem no momento em que o sistema é aberto.

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Todos os eventos da agenda podem gerar lembretes dentro do sistema ou por e-mail, caso a opção de receber notificações seja selecionada.

 

A configuração da agenda e os perfis de acesso

Para configurar os acessos da agenda no seu Movidesk, você precisa fazer os ajustes de acordo com os perfis.

Para isso, vá em Configurações > Pessoas > Perfis de acesso. Selecione o perfil desejado e vá até a aba "Chat, Mensagens internas e Agenda". No campo da "Agenda", as seguintes configurações aparecerão:

06-configuracoes-de-agenda-nos-perfis-de-acesso.png


O padrão dessas configurações para todos os perfis de acesso estão numerados de 1 a 5:

1. Permitir utilizar a agenda: Habilitado

2. Permitir vincular evento ao ticket: Habilitado

3. Permitir vincular evento a ativo: Habilitado

4. Permitir sobreposição de eventos: Desabilitado

5. Permitir eventos apenas de 15 em 15 minutos: Desabilitado

Importante: com o item “Permitir sobreposição de eventos” desabilitado, não será possível marcar um evento quando um participante ou ativo já tiver outro evento naquele dia ou horário.

Os padrões que variam de acordo com cada perfil de acesso são referentes aos números 6 e 7. 

Para o perfil de acesso “Administradores”, por padrão, os campos 6 e 7 aparecem da seguinte forma:

6. Permitir a visualização da agenda: De todos os agentes

7. Permitir criar eventos relacionados à agenda: De todos os agentes

Para o perfil de acesso “Agentes”, por padrão, os campos 6 e 7 aparecem da seguinte forma:

6. Permitir a visualização da agenda: Somente do agente

7. Permitir criar eventos relacionados à agenda: Somente do agente

 

Como criar um novo evento

Para criar um novo evento diretamente na aba "Agenda", você precisa clicar no + no canto superior direito e uma nova tela aparecerá para que você preencha com as informações relacionadas ao evento.

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  • Título: adiciona o título do evento;
  • Relacionado a ticket: marque essa opção caso queira relacionar o evento a um ticket;
  • Dia todo: ao habilitar essa opção, os campos com horário sumirão, entendendo que seu evento ocorrerá durante o dia inteiro;
  • Confirmado: se estiver habilitado, marca seu evento na agenda com cor sólida. Caso precise de confirmação, o evento é marcado apenas com contorno;
  • Data e horário inicial e final: marca o início e o fim do evento, quando a opção “Dia todo” estiver desabilitada;
  • Lembrete: gera uma notificação para lembrar do evento marcado;
  • Local: adiciona o local do evento;
  • Descrição: adiciona descrição do evento;
  • Participantes: adiciona participantes do evento. Aqui você pode adicionar uma pessoa ou uma equipe;
  • Ativos: adiciona os materiais ou dispositivos necessários para o evento.
Importante: para a criação de um evento, dois campos são obrigatório, o Título e ao menos a seleção de um Participante.

Como administrador, você consegue selecionar pessoas ou equipes como participantes obrigatórios para um evento, quando este evento for vinculado a um ticket que possui um serviço (apresentaremos a vinculação de evento a ticket na seção seguinte).

Para isso, você deve configurar essa opção em Configurações > Classificação > Serviços. Escolha o serviço e vá até o parâmetro da Agenda, no qual você define quem serão os participantes padrão.

Lembre-se: para que essas configurações sejam aplicadas ao ticket, é preciso que o serviço, o qual você parametrizou, seja usado no ticket.

08-configuracoes-servicos-agenda-participante-obrigatorio.png


A duração do seu evento também pode ser controlada em Configurações > Serviços > Agenda. Se você habilitar Duração fixa nos eventos da agenda, poderá configurar eventos fixos a cada 10, 15, 20, 30 e 60 minutos.

09-configuracoes-servicos-agenda-duracao-fixa.png

Dica: você pode mover seus eventos, para modificar o dia, apenas arrastando para o dia desejado.


Como vincular um evento a um ticket

Há duas maneiras de vincular o seu evento a um ticket:

1. Marcando a opção abaixo do título do evento, pela agenda:

10-vincular-a-ticket-pela-criacao-de-evento-menu-agenda.png


2. Criar um evento na tela de ticket:

11-vincular-a-ticket-na-tela-do-ticket-opcoes-eventos.png


Você só poderá adicionar um evento a um ticket que já foi criado. Para isso, abra o ticket, vá em Opções > Eventos. Uma janela aparecerá com todos os eventos já relacionados àquele ticket.

Para criar um novo evento, é só clicar no +. Então, a janela para criação do evento será aberta.

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Quando um ticket possui um evento, aparecerá uma label no ticket, indicando o título do evento, dia e hora. Se possuir mais de um evento, o mais próximo é mostrado. É possível também clicar em Todos os eventos, verificando a lista de eventos vinculados àquele ticket.

13-label-de-eventos-no-ticket-todos-os-eventos.png

 

Como desabilitar a agenda

Caso não queira utilizar a agenda, você pode desabilitá-la. Basta ir no menu lateral em Configurações > Pessoas > Perfis de acesso. Selecione o perfil desejado e vá até a aba Chat, Mensagens internas e Agenda. Desabilite a opção Permitir utilizar agenda.

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