O Módulo contrato de horas permite uma gestão completa dos valores de horas trabalhadas no ticket, como das despesas extras (pedágio, alimentação, combustível). Também possibilita o controle das horas contratadas pelo cliente e como está o consumo dessas horas. Ele pode ser utilizado para um ou mais clientes e irá determinar a franquia de horas para cada atividade, bem como, o valor das horas excedentes.
Configurando o contrato de horas
Antes de iniciar o contrato de horas, é necessário que todos os cadastros iniciais estejam devidamente definidos.
No menu Configurações > Apontamentos:
No menu Configurações > Pessoas > Perfis de acesso - Apontamentos.
- Administradores
- Agentes
- Clientes
O Contrato de horas é acessado através do menu "Configurações >> Acordos >> Contrato de horas". Para cadastrar um novo contrato, basta clicar sobre o ícone [+] para que o sistema apresente a tela de cadastro.
DICA: Através do ícone "Opções", o sistema permite algumas facilidades como clonar um contrato, habilitar/desabilitar e ainda excluir um ou mais contratos ao mesmo tempo.
Ao clonar um contrato, a cópia será criada com o padrão "desabilitado". Para habilitar, selecione o contrato, informe um cliente e clique na opção "habilitado". É importante salientar que só é possível habilitar um contrato, caso o mesmo possua ao menos um cliente (também aconselha-se que cada contrato possua apenas uma organização associada).
Na guia "Principal", defina um nome para o contrato. Este nome não possui validação de ser único. Logo abaixo informe o valor base do contrato, que é o valor acordado com o cliente, utilizado ou não. Em seguida, no campo Renovar o contrato a cada mês no dia informe a data para iniciar o novo ciclo.
O Cliente do contrato pode ser definido como uma pessoa, departamento e/ou organização e o mesmo ele pode ser vinculado a apenas um contrato. Ao informar uma empresa, todas as pessoas a ela relacionada terão permissão para utilizar o contrato. Um contrato pode ter mais de um cliente, desde que o cliente não esteja com status desabilitado (entretanto isto não é recomendável, visto que o atendimento efetuado a um, afetará o saldo de horas do outro diretamente, mesmo que este não esteja envolvido no ticket).
IMPORTANTE!
- Ao selecionar uma organização, as pessoas que pertencem a mesma organização não serão mais apresentadas para seleção no contrato corrente. Ficarão disponíveis apenas para outros contratos.
- Ao alterar o cliente de um contrato, o sistema remove o vínculo do contrato com o ticket, e recalcula os valores/apontamentos do período atual.
Seguindo a configuração clique sobre a guia Horas do contrato, por padrão do sistema, ao selecionar uma aba, as informações da guia anterior deixam de ser exibidas. Aqui são determinadas as horas disponíveis para o contrato, bem como, o total de horas contratadas/franquia com suas respectivas atividades, tipos de horas e valores.
Entendendo a flag Diferenciar franquia de horas e valores por atividade e tipos de hora
Ao selecionar esta flag o sistema permite definir a quantidade de horas que serão consumidas por atividade e:
- Esconde a opção Abater horas do contrato;
- Habilita o campo Franquia(h);
- O campo Franquia (h) passa a ser obrigatório.
O campo Atividade lista todas as atividades cadastradas. As atividades informadas aqui, estarão disponíveis no apontamento de horas.
O campo Tipo de hora lista os tipos de horas cadastrados. Os tipos de hora informados aqui, estarão disponíveis no apontamento de horas.
No campo Franquia(h) informe a quantidade de horas contratadas para cada atividade.
IMPORTANTE!
- Os valores informados no campo R$/h (contrato) serão acrescentados ao valor base do contrato. Para não cobrar nada a mais por cada hora trabalhada deixe esse campo em branco.
- O campo Horas excedentes permite que sejam apontadas horas além das contratadas. Caso queira cobrar um valor (R$/h) diferente do valor definido no contrato, especifique aqui. Quando estiver desmarcada e ultrapassar a quantidade de horas contratadas (Horas/mês contratadas) o sistema retorna uma mensagem e bloqueia o apontamento.
- O campo Horas/mês contratadas define o total de horas contratadas com base na quantidade de horas do campo franquia, considerando a atividade e o tipo de hora.
Exemplo utilizando horas excedentes
Para este exemplo, está definido 40 horas/mês contratadas, sendo que dessas 40 horas:
- 30 horas podem ser utilizadas para a atividade Presencial, com tipo de hora Normal, e o valor da hora trabalhada é R$15,00. Caso ultrapasse as 30 horas estabelecidas na Franquia(h) o valor da hora passa a custar R$30,00.
- 10 horas podem ser utilizadas para a atividade Remoto, com tipo de hora Normal, e o valor da hora trabalhada é R$20,00. Caso ultrapasse as 10 horas estabelecidas na Franquia(h) o valor da hora passa a custar R$40,00.
Exemplo sem utilizar horas excedentes
Para este exemplo está definido 40 horas/mês contratadas, sendo que dessas 40 horas:
- 30 horas podem ser utilizadas para a atividade Presencial, com tipo de hora Normal e o valor da hora trabalhada é R$15,00. Caso ultrapassar as 30 horas estabelecidas na franquia (h), o sistema retorna uma mensagem e bloqueia o apontamento de horas.
- 10 horas podem ser utilizadas para a atividade Remoto, com tipo de hora Normal e o valor da hora trabalhada é R$20,00. Caso ultrapassar as 10 horas estabelecidas na franquia (h), o sistema retorna uma mensagem e bloqueia o apontamento de horas.
Dando continuidade, vamos agora desmarcar a flag. Com esta flag desmarcada o sistema permite definir um total de horas/mês contratadas independente da atividade e:
- Esconde o campo Franquia;
- Habilita a opção Abater horas do contrato;
- Habilita o campo Horas/mês contratadas.
Importante!
- Os valores informados no campo R$/h(contrato) serão acrescentados ao valor base do contrato. Para não cobrar nada a mais por cada hora trabalhada deixe esse campo em branco.
- O campo Horas excedentes permite que sejam apontadas horas além das contratadas. Caso queira cobrar um valor (R$/h) diferente do valor definido no contrato especifique aqui. Quando estiver desmarcada e ultrapassar a quantidade de horas contratadas (Horas/mês contratadas) o sistema retorna uma mensagem e bloqueia o apontamento.
- A opção Abater horas do contrato marcada indica que as horas informadas no apontamento de horas serão abatidas do contrato. Caso queira que as horas sejam contabilizadas fora das horas contratadas essa opção deve ser desmarcada.
- O campo Horas/mês contratadas define o total de horas contratadas.
Exemplo utilizando horas excedentes
Para este exemplo está definido 100 horas/mês contratadas, que podem ser utilizadas para as atividade Presencial e Remoto, com tipo de hora Normal.
- O valor da hora trabalhada para a atividade Presencial é R$15,00. Caso ultrapasse as 100 horas estabelecidas, o valor da hora passa a custar R$30,00.
- O valor da hora trabalhada para a atividade Remoto é R$20,00. Caso ultrapasse as 100 horas estabelecidas o valor da hora passa a custar R$40,00.
Importante destacar a flag Diferenciar o consumo das horas do contrato por tipo de hora é utilizada caso haja necessidade que algum tipo de hora consuma o contrato de horas de forma diferenciada, por exemplo: que uma hora do tipo Extra consuma duas horas do contrato.
Para finalizar, a guia Horas não utilizadas permite definir se as horas contratadas que não forem utilizadas no mês corrente podem ou não ser utilizadas.
Quando a opção Acumular horas não utilizadas estiver habilitada o campo Prazo para consumo (meses) é exibido. Neste campo deve ser definido quantos meses as horas acumuladas poderão ser acumuladas. Após este período, elas deixarão de ser contabilizadas.
Importante!
O sistema utiliza as horas do mês corrente e se ultrapassar verifica se tem horas acumuladas.
Alterações e apontamentos no contrato
Algumas alterações referentes ao contrato seguem regras, como:
- Edição, exclusão e inclusão de apontamentos de períodos fechados são restritas ao período aberto ou ao último período fechado. Exemplo: quando o período aberto for junho, você ainda poderá editar o período fechado de maio, mas apenas este período fechado.
- Alteração de diferenciação de franquia ou valor por atividade são possíveis apenas em apontamentos de períodos em aberto do contrato.
- Apontamentos retroativos só devem gerar um valor caso estejam dentro do período aberto ou do último período fechado. Caso o apontamento retroativo esteja dentro de um período fechado (que não o último), não deve ser gerado valor de cobrança e nem abater horas do período fechado mesmo que exista saldo.
- Apontamentos retroativos consideram as definições do contrato do período retroativo.
- Em um novo contrato, apenas os apontamentos criados após a abertura do contrato são considerados.
Gráfico de consumo no ticket
Na barra de progresso do ticket, é possível verificar o tempo total disponível no período (horas fixas do pacote + horas acumuladas, caso houver).
Em azul no gráfico, é exibido o consumo das horas disponíveis no total (fixas + acumuladas). Caso sejam consumidas horas excedentes (extracontratuais), esse consumo será representado com a cor amarela na barra de consumo.
É possível observar mais detalhes clicando sobre a barra de consumo. Assim será aberto um modal com os detalhes de consumo, inclusive separando de acordo com atividade e tipo de hora, caso exista diferenciação em contrato.
Você também consegue encontrar esse gráfico em Relatórios > Contrato de horas por período.
Caso seu contrato esteja com o acúmulo de horas habilitado, as horas acumuladas, quando houver, serão consumidas apenas após o consumo total do período vigente.
Por exemplo, caso você possua um contrato de 30h que se renove a cada dia 30, e no dia 20 você tenha esgotado essas 30h, então o contrato passa a consumir as horas acumuladas. Caso não existam horas acumuladas, serão consideradas horas excedentes (extracontratuais). Caso o contrato ou atividade não permita horas excedentes, o sistema não permitirá que o apontamento seja salvo.
Quando houver diferenciação por franquia, o relatório apresentará um gráfico de consumo por atividade também, além do gráfico de consumo geral do contrato. Caso não houver franquia, apenas o gráfico de consumo de horas do contrato será apresentado.
A informação de horas acumuladas só é apresentada no período aberto do contrato, ou seja, no período atual.