Neste artigo você irá aprender:
- Como habilitar o módulo de gerenciamento de ativos
- Como atribuir permissão para cadastro de ativos
- Como realizar os cadastros complementares
- Como cadastrar um ativo
- Como aplicar um ativo em um ticket
- Como aplicar um ativo em uma macro
- Como aplicar um ativo em um gatilho

O módulo de gerenciamento de ativos permite controlar patrimônios de sua empresa e associá-los aos seus clientes e/ou agentes, oferecendo uma visão bilateral, tanto do ativo (informando quais são os seus usuários), quanto do usuário (informando quais são os ativos por ele utilizados). Isto possibilita indicar no ticket o patrimônio sobre o qual a solicitação se refere e a partir disso, gerar um histórico a respeito do mesmo. Você pode, também, combinar a funcionalidade deste módulo a outros recursos do sistema, tornando a sua experiência ainda mais agradável.

Habilitando o módulo de gerenciamento de ativos

 O módulo de gerenciamento de ativos encontra-se desabilitado no seu Movidesk. Para utilizar este recurso do sistema, um rápido procedimento deve ser efetuado. Para tal, no menu "Conta", basta acessar a opção "Parâmetros" e selecionar a guia "Módulos adicionais". Em seguida, deslize a barra de rolagem até o final da tela e habilite o parâmetro "Utilizar o módulo de gerenciamento de ativos". 

Tendo definido o parâmetro acima, basta clicar em "Salvar". Em seguida, pressione "Ctrl + F5" em seu teclado, ou efetue logoff e login no sistema. Veja que um novo menu será apresentado na tela inicial do seu Movidesk. O gerenciamento de ativos foi habilitado.

Atribuindo permissão para cadastro de ativos

Por padrão, esse módulo está habilitado apenas para administradores, mas caso queira liberá-lo para agentes, basta ativar alguns parâmetros para que seja possível que eles cadastrem e/ou indiquem ativos utilizados no cadastro de pessoas, agregando maior controle de informações acerca dos mesmos.

As permissões de cadastro de ativos se dão dentro dos perfis de acesso dos usuários do sistema. Para configurar estas concessões, a partir da tela inicial do sistema, acesse "Configurações" e no menu "pessoas" clique em "Perfis de acesso". Em seguida, selecione o perfil de acesso desejado.

Após acessar o perfil  ao qual as permissões serão atribuídas (em nosso exemplo é o perfil de agentes), selecione a aba "Gerenciamento de ativos".

Na aba de gerenciamento de ativos, o sistema exibe parâmetros que permitem atribuir (ou negar) permissão de cadastro dos mesmos. Estas permissões são divididas entre cadastramento de categorias de ativos, de fabricantes, de marcas, de modelos, de status de ativos e de localização. Você pode habilitar um ou mais parâmetros (inclusive todos), conforme desejar. 

Utilizando a barra de rolagem e movendo a tela para baixo, mais dois parâmetros poderão ser visualizados. São eles  "Permitir o cadastramento de ativos" e "Permitir a indicação de ativos utilizados no cadastro de pessoas".

Em ambos os parâmetros, são apresentadas três alternativas para atribuir permissão no cadastro e indicação de ativos.

Qualquer categoria -  Esta opção permite cadastrar/indicar qualquer ativo, independentemente da categoria. 

Somente ativos das categorias - Selecionando esta opção, é possível configurar acesso a categorias específicas, automaticamente negando as demais não selecionadas.

Não permitir - Selecionando esta opção, as permissões de cadastro/indicação de ativos são negadas.

Após definir os parâmetros, clique em "Salvar" e as alterações serão gravadas no sistema, dando (ou não) permissão para os usuários do perfil de acesso configurado.

Cadastros complementares

Após habilitar o uso do módulo de gerenciamento de ativos em seu Movidesk, o sistema apresentará um menu específico para este recurso dentro da tela de configurações, abaixo do menu de automação. Neste menu será possível  realizar o cadastro de categorias, fabricantes, marcas, modelos, status e localização, que auxiliarão a enriquecer as informações no cadastramento dos ativos (vale ressaltar que estes cadastros não são obrigatórios. Você pode, por exemplo, optar por cadastrar marcas e não cadastrar fabricantes e assim sucessivamente).

A seguir, vamos especificar cada um destes cadastros. 

• CADASTRO DE CATEGORIAS: Através  deste tipo de cadastro, é possível elencar os ativos por meio de categorias, permitindo atribuir sub-níveis para um agrupamento mais específico. Para cadastrar uma categoria, basta acessar a opção "Categorias" e em seguida, clicar sobre a opção "+", que será exibida em destaque no alto da tela. 

Após realizar o procedimento acima, o sistema apresentará uma nova janela para que uma nova categoria seja informada. Acompanhe no exemplo a seguir a criação de uma nova categoria chamada "Monitor".  

Note que é possível, além da definição de um nome, atribuir uma descrição para a categoria (sendo esta atribuição opcional). Após inserir um nome (e caso desejar, uma descrição), basta clicar em "Salvar". As informações serão gravadas e uma nova categoria será listada. 

Para criar uma sub-categoria, basta clicar sobre aquela que servirá de raiz e realizar o mesmo procedimento visto anteriormente. Note que após criada, esta nova categoria será elencada abaixo da raiz previamente selecionada.

Você pode desabilitar, habilitar, excluir e até mesmo exportar as categorias para Excel, utilizando a caixa de "Opções" apresentada no topo da tela.

Ainda em categorias, é possível realizar buscas filtrando através de categorias habilitadas e desabilitadas, bem como, pesquisar por palavras-chave.

💡 DICA: Tanto a caixa de opções, quanto a caixa de pesquisa, estão à sua disposição em todos os itens do menu de gerenciamento de ativos.

• CADASTRO DE FABRICANTES: Como o nome sugere, esta opção permite realizar o cadastro de fabricantes dos ativos utilizados em sua empresa. Para cadastrar um fabricante, acesse a opção "Fabricantes" e clique em "+".

Feito isso, o sistema apresentará um campo para o cadastramento do fabricante. Basta digitar o nome do fabricante desejado e em seguida, clicar sobre a opção "Salvar". As informações serão gravadas e o fabricante estará habilitado.

• CADASTRO DE MARCAS: Este item permite cadastrar as marcas dos ativos de sua empresa. Para cadastrar uma marca, basta acessar o item "Marcas" e em seguida, clicar em "+".

O sistema apresentará a tela de cadastramento de marcas. Note que é possível vincular uma determinada marca a um fabricante, entretanto, este elo (fabricante x marca) não é obrigatório.

Após cadastrar as informações desejadas, clique em "Salvar". As informações serão gravadas e a marca será habilitada. 

• CADASTRO DE MODELOS: Além de fabricantes e marcas, o sistema permite, também, o cadastro de modelos de ativos. Para cadastrar um novo modelo, basta no menu de gerenciamento de ativos acessar o item "Modelos" e clicar na opção "+".

Feito isso, a tela para cadastramento de modelos será aberta. Veja que assim como vimos anteriormente no cadastro de marcas, ao cadastrar um novo modelo é possível vincular o mesmo a uma marca e a um fabricante. 

Após realizar o cadastro, clique em "Salvar". As alterações serão gravadas e o novo modelo estará habilitado.

• CADASTRO DE STATUS: Assim como nos tickets, também é possível atribuir status aos ativos. O sistema traz como padrão os status "Em estoque", "Em manutenção", "Em uso" e "Fora de operação" pré-habilitados, mas você pode alterá-los ou adicionar novos e até mesmo, excluir status. O cadastro de um novo status para ativos é muito simples. Basta acessar o item "Status" no menu de gerenciamento de ativos e clicar sobre a opção "+".

A tela para cadastro de status será aberta. Note que o cadastro de um status para ativos, é ligeiramente diferente do mesmo procedimento em se tratando de tickets, pois não há necessidade de informação de um status base. Basta informar o nome do status desejado.

Em seguida selecione a opção "Salvar". O novo status estará criado e habilitado. 

• CADASTRO DE LOCALIZAÇÃO: Quando utilizado, este item permite um maior controle sobre onde se encontra determinado ativo. Para cadastrar uma nova localização, basta acessar o item "Localização" no menu de gerenciamento de ativos e em seguida selecionar a opção "+".

O sistema abrirá o campo para cadastro de localização (que fica ao seu critério). Após informar o local a ser cadastrado, clique em "Salvar".

O novo local já estará devidamente habilitado e pronto para uso.

Cadastrando um ativo

 Após efetuar os cadastros complementares (categoria, marca, modelo, status, localização, fabricante), o cadastro de um ativo se dá de forma muito prática.  A partir da tela inicial do sistema, acesse o menu , que foi criado quando o uso deste módulo foi habilitado, como vimos anteriormente.

Ao acessar o menu, você encontrará no alto da tela a opção "+".

Uma nova guia será aberta dentro do Movidesk, apresentando campos para cadastrar um novo ativo. Note que os cadastros efetuados anteriormente serão automaticamente apresentados como opções para determinados campos, facilitando o cadastro.

NOTA: Os campos categoria, fabricante, marca, modelo, localização e status não possuem obrigatoriedade de preenchimento. Contudo, para que estes campos sejam preenchidos, o cadastro prévio (conforme efetuamos anteriormente) é necessário.

Clicando sobre a opção "Outras informações", a tela expandirá e outros campos cadastrais serão exibidos.

Após informar os dados do ativo, clique em "Salvar". O cadastro deverá ser gravado com sucesso (porém, diferentemente de outras telas do sistema, você permanecerá na mesma tela).

Ainda na tela de cadastro de ativos, logo abaixo da opção "Salvar", o sistema apresenta cinco guias de navegação para melhor concatenação das informações referentes ao cadastro do ativo.

• Principal: Nesta guia é realizado o processo de cadastro propriamente dito, do ativo (como demonstrado anteriormente).
• Utilizado por: Possibilita apontar quem são as pessoas que fazem o uso deste ativo. Para tal, basta buscar pelo nome da pessoa através da caixa de pesquisa. Após informar os usuários deste patrimônio, basta clicar em "Salvar" e as alterações serão gravadas.

💡 DICA: Atente para o detalhe na informação do nome do ativo. Este dado será apresentado em forma de link, basta um clique e você será direcionado automaticamente para o cadastro do ativo em questão.

• Anexos: Permite adicionar e visualizar arquivos (imagens, documentos, planilhas) em anexo ao cadastro do ativo.

• Histórico: Esta guia apresenta a listagem de tickets envolvendo este ativo, permitindo obter um histórico detalhado sobre o mesmo. Nesta guia, existe a possibilidade de exportação das informações para Microsoft Excel, além de efetuar buscas detalhadas através do campo de pesquisa, assim como na tela de visualização de tickets.

• Agendamentos: Através desta guia, é possível verificar todos os tickets com agendamento de abertura automática relacionados ao ativo em questão. Assim como na guia anterior, também é possível exportar as informações desta aba para Microsoft Excel, bem como, realizar buscas mais específicas através do campo de pesquisas.

 Após cadastrar, ou editar um ativo, você poderá encontrá-lo na tela principal do menu "Ativos" juntamente a todos os outros ativos cadastrados em seu Movidesk.

Assim como nas outras listagens do sistema, nesta tela você pode realizar buscas específicas através do campo de pesquisas, bem como, ordenar os itens a partir de colunas de informação.

Ainda é possível selecionar um ou mais ativos da lista e utilizar a caixa de opções para abrir todos os itens selecionados, excluí-los, ou então, exportá-los para Microsoft Excel. Ao lado esquerdo da tela, pode-se observar a estrutura das categorias, como também, realizar pesquisas por categorias específicas pelo nome. Note que esta parte da tela é retrátil, permitindo recuo para dar maior enfoque à listagem de ativos.

Aplicação dos ativos nos tickets

Os ativos podem ser relacionados a tickets. A partir do momento em que o uso do módulo de gerenciamento de ativos é habilitado, o sistema cria, automaticamente, um novo campo na tela de abertura de tickets, denominado "Ativos". Através deste novo campo, é possível apontar ativos relacionados ao ticket (sendo um ou mais), mantendo um histórico junto ao cadastro dos mesmos (assim como visto anteriormente).

Em caso de abertura de tickets automaticamente via agendamento, o sistema buscará os ativos apontados no ticket de origem. Da mesma forma, tickets filhos abertos via gatilhos e/ou manualmente, também herdarão as informações de ativos apontados no ticket pai.

NOTA: Tenha em mente que para vincular um ativo a um ticket, este ativo deverá estar cadastrado no sistema.

As informações do campo ativos são, ainda, exibidas na tela de impressão do ticket. Para visualizar esta tela, basta clicar sobre a caixa de opções (ao lado do status do ticket) e selecionar a alternativa "imprimir ticket".

Aplicação dos ativos em gatilhos

Os ativos também podem ser utilizados na montagem de gatilhos. Você os encontrará tanto entre as condições, quanto entre as opções de ação do gatilho. Observe no exemplo abaixo uma demonstração de configuração. Supomos que exista um servidor de arquivos e que desejamos ligá-lo a todos os tickets abertos sobre o assunto arquivos de forma automática.

Criamos um gatilho com o nome "Atribui ativo - Servidor de arquivos". 

Em seguida, definimos que sempre que o "Ticket é..." "Aberto" e o "Assunto"  "Contenha" a palavra "arquivos".

Então, a ação do gatilho será "Incluir ativo(s)", que conforme desejamos, será o "Servidor de arquivos".

Tendo concluído e salvo a configuração do gatilho, vejamos um demonstrativo da sua aplicação na abertura de um ticket, assim como definimos nas condicionais, passo-a-passo. 

Aplicação dos ativos em macros

As macros também se integram ao módulo de gerenciamento de ativos, trazendo possibilidades de ações sobre os mesmos. Simulamos um modelo em que, quando aplicada, a macro remova um ativo apontado em um ticket e insira outro em seu lugar. Acompanhe nas imagens abaixo.

Após salva e devidamente habilitada, podemos aplicar a macro normalmente.