En este artículo aprenderás:
- Cómo habilitar el módulo de gestión de activos
- Cómo asignar permisos para el registro de activos
- Cómo realizar registros adicionales
- Cómo registrar un activo
- Cómo aplicar un activo en un ticket
- Cómo aplicar un activo en una macro
- Cómo aplicar un activo en un disparador

El módulo de gestión de activos permite controlar los activos de tu empresa y asociarlos con tus clientes y/o agentes, ofreciendo una visión bilateral, tanto del activo (informando quiénes son sus usuarios) como del usuario (informando qué activos utiliza). Esto permite indicar en el ticket el activo sobre el cual se refiere la solicitud y, a partir de ello, generar un historial al respecto. También puedes combinar la funcionalidad de este módulo con otros recursos del sistema, haciendo tu experiencia aún más agradable.

Habilitando el módulo de gestión de activos

 El módulo de gestión de activos está deshabilitado en tu Movidesk. Para utilizar esta función del sistema, debes realizar un procedimiento rápido. Para ello, en el menú "Cuenta", accede a la opción "Parámetros" y selecciona la pestaña "Módulos adicionales". Luego, desplaza la barra de desplazamiento hasta el final de la pantalla y habilita el parámetro "Usar el módulo de gestión de activos". 

Habiendo definido el parámetro anterior, solo debes hacer clic en "Guardar". Luego, presiona "Ctrl + F5" en tu teclado, o realiza un logoff y login en el sistema. Verás que se presentará un nuevo menú en la pantalla principal de tu Movidesk. La gestión de activos ha sido habilitada.

Asignación de permisos para el registro de activos

Por defecto, este módulo está habilitado solo para administradores, pero si deseas habilitarlo para los agentes, basta con activar algunos parámetros para que puedan registrar y/o indicar activos utilizados en el registro de personas, agregando mayor control sobre la información de los mismos.

Los permisos de registro de activos se configuran dentro de los perfiles de acceso de los usuarios del sistema. Para configurar estos permisos, desde la pantalla inicial del sistema, accede a "Configuraciones" y en el menú "personas" haz clic en "Perfiles de acceso". Luego, selecciona el perfil de acceso deseado.

Una vez accedido al perfil al que se asignarán los permisos (en nuestro ejemplo es el perfil de agentes), selecciona la pestaña "Gestión de activos".

En la pestaña de gestión de activos, el sistema muestra parámetros que permiten otorgar (o negar) permisos para registrar los mismos. Estos permisos se dividen entre el registro de categorías de activos, fabricantes, marcas, modelos, estados de activos y ubicaciones. Puedes habilitar uno o más parámetros (incluso todos), según desees. 

Usando la barra de desplazamiento y moviendo la pantalla hacia abajo, se podrán visualizar dos parámetros adicionales. Son ellos "Permitir el registro de activos" y "Permitir la indicación de activos utilizados en el registro de personas".

En ambos parámetros, se presentan tres alternativas para otorgar permisos en el registro e indicación de activos.

Cualquier categoría -  Esta opción permite registrar/indicar cualquier activo, independientemente de la categoría. 

Solo activos de las categorías - Al seleccionar esta opción, es posible configurar acceso a categorías específicas, negando automáticamente las demás no seleccionadas.

No permitir - Al seleccionar esta opción, se niegan los permisos de registro/indicación de activos.

Después de definir los parámetros, haz clic en "Guardar" y los cambios se guardarán en el sistema, otorgando (o no) permisos a los usuarios del perfil de acceso configurado.

Registros complementarios

Después de habilitar el uso del módulo de gestión de activos en tu Movidesk, el sistema presentará un menú específico para este recurso dentro de la pantalla de configuraciones, debajo del menú de automatización. En este menú será posible realizar el registro de categorías, fabricantes, marcas, modelos, estados y ubicaciones, que ayudarán a enriquecer la información en el registro de activos (vale la pena mencionar que estos registros no son obligatorios. Puedes, por ejemplo, optar por registrar marcas y no registrar fabricantes, y así sucesivamente).

A continuación, especificaremos cada uno de estos registros. 

• REGISTRO DE CATEGORÍAS: A través de este tipo de registro, es posible clasificar los activos mediante categorías, permitiendo asignar sub-niveles para una agrupación más específica. Para registrar una categoría, solo debes acceder a la opción "Categorías" y luego hacer clic en la opción "+", que se mostrará en la parte superior de la pantalla. 

Después de realizar el procedimiento anterior, el sistema presentará una nueva ventana para que se informe una nueva categoría. Sigue el ejemplo a continuación para la creación de una nueva categoría llamada "Monitor".  

Nota que es posible, además de definir un nombre, asignar una descripción para la categoría (siendo esta asignación opcional). Después de ingresar un nombre (y si lo deseas, una descripción), solo debes hacer clic en "Guardar". La información se guardará y una nueva categoría será listada. 

Para crear una subcategoría, solo debes hacer clic en la categoría que servirá de raíz y realizar el mismo procedimiento visto anteriormente. Nota que después de creada, esta nueva categoría será enlistada debajo de la raíz previamente seleccionada.

Puedes deshabilitar, habilitar, eliminar e incluso exportar las categorías a Excel, utilizando la caja de "Opciones" presentada en la parte superior de la pantalla.

Aún en categorías, es posible realizar búsquedas filtrando a través de categorías habilitadas y deshabilitadas, así como buscar por palabras clave.

💡 TIP: Tanto la caja de opciones como la caja de búsqueda están a tu disposición en todos los elementos del menú de gestión de activos.

• REGISTRO DE FABRICANTES: Como su nombre sugiere, esta opción permite realizar el registro de fabricantes de los activos utilizados en tu empresa. Para registrar un fabricante, accede a la opción "Fabricantes" y haz clic en "+".

Hecho esto, el sistema mostrará un campo para el registro del fabricante. Solo debes escribir el nombre del fabricante deseado y luego hacer clic en la opción "Guardar". La información se guardará y el fabricante estará habilitado.

• REGISTRO DE MARCAS: Este ítem permite registrar las marcas de los activos de tu empresa. Para registrar una marca, solo debes acceder al ítem "Marcas" y luego hacer clic en "+".

El sistema mostrará la pantalla de registro de marcas. Nota que es posible vincular una marca a un fabricante, sin embargo, este vínculo (fabricante x marca) no es obligatorio.

Después de registrar la información deseada, haz clic en "Guardar". La información será guardada y la marca estará habilitada. 

• REGISTRO DE MODELOS: Además de fabricantes y marcas, el sistema también permite el registro de modelos de activos. Para registrar un nuevo modelo, solo debes acceder al ítem "Modelos" en el menú de gestión de activos y hacer clic en la opción "+".

Hecho esto, se abrirá la pantalla para el registro de modelos. Nota que, al igual que vimos anteriormente en el registro de marcas, al registrar un nuevo modelo es posible vincularlo a una marca y a un fabricante. 

Después de registrar, haga clic en "Guardar". Los cambios serán guardados y el nuevo modelo estará habilitado.

• REGISTRO DE ESTADO: Al igual que en los tickets, también es posible asignar estados a los activos. El sistema trae como estándar los estados "En stock", "En mantenimiento", "En uso" y "Fuera de servicio" prehabilitados, pero usted puede cambiarlos o agregar nuevos e incluso eliminar estados. El registro de un nuevo estado para activos es muy simple. Solo debe acceder al ítem "Estado" en el menú de gestión de activos y hacer clic en la opción "+".

Se abrirá la pantalla para registrar el estado. Note que el registro de un estado para activos es ligeramente diferente del mismo procedimiento en el caso de los tickets, ya que no es necesario informar un estado base. Solo debe informar el nombre del estado deseado.

Luego seleccione la opción "Guardar". El nuevo estado estará creado y habilitado. 

• REGISTRO DE UBICACIÓN: Cuando se utiliza, este ítem permite un mayor control sobre dónde se encuentra determinado activo. Para registrar una nueva ubicación, solo debe acceder al ítem "Ubicación" en el menú de gestión de activos y luego seleccionar la opción "+".

El sistema abrirá el campo para registrar la ubicación (que queda a su criterio). Después de ingresar el lugar a registrar, haga clic en "Guardar".

El nuevo lugar ya estará debidamente habilitado y listo para usar.

Registro de un activo

 Después de realizar los registros complementarios (categoría, marca, modelo, estado, ubicación, fabricante), el registro de un activo se realiza de manera muy práctica. Desde la pantalla inicial del sistema, acceda al menú Activos, que fue creado cuando se habilitó el uso de este módulo, como vimos anteriormente.

Al acceder al menú, encontrará en la parte superior de la pantalla la opción "+".

Se abrirá una nueva pestaña dentro de Movidesk, mostrando campos para registrar un nuevo activo. Note que los registros realizados anteriormente se presentarán automáticamente como opciones para ciertos campos, facilitando el registro.

NOTA: Los campos categoría, fabricante, marca, modelo, ubicación y estado no son obligatorios. Sin embargo, para que estos campos se completen, el registro previo (como lo realizamos anteriormente) es necesario.

Al hacer clic en la opción "Otras informaciones", la pantalla se expandirá y se mostrarán otros campos de registro.

Después de ingresar los datos del activo, haga clic en "Guardar". El registro debe guardarse con éxito (sin embargo, a diferencia de otras pantallas del sistema, permanecerá en la misma pantalla).

Aún en la pantalla de registro de activos, justo debajo de la opción "Guardar", el sistema presenta cinco pestañas de navegación para una mejor concatenación de la información referente al registro del activo.

• Principal: En esta pestaña se realiza el proceso de registro propiamente dicho del activo (como se demostró anteriormente).
• Utilizado por: Permite identificar quiénes son las personas que utilizan este activo. Para ello, basta con buscar el nombre de la persona a través del cuadro de búsqueda. Después de ingresar los usuarios de este patrimonio, solo haga clic en "Guardar" y los cambios serán guardados.

💡 TIP: Preste atención al detalle en la información del nombre del activo. Este dato se presentará en forma de enlace, con un solo clic será dirigido automáticamente al registro del activo en cuestión.

• Adjuntos: Permite agregar y visualizar archivos (imágenes, documentos, hojas de cálculo) adjuntos al registro del activo.

• Historial: Esta pestaña presenta la lista de tickets relacionados con este activo, permitiendo obtener un historial detallado sobre el mismo. En esta pestaña, existe la posibilidad de exportar la información a Microsoft Excel, además de realizar búsquedas detalladas a través del campo de búsqueda, al igual que en la pantalla de visualización de tickets.

• Programaciones: A través de esta pestaña, es posible verificar todos los tickets con programación de apertura automática relacionados con el activo en cuestión. Al igual que en la pestaña anterior, también es posible exportar la información de esta pestaña a Microsoft Excel, así como realizar búsquedas más específicas a través del campo de búsqueda.

 Después de registrar o editar un activo, podrás encontrarlo en la pantalla principal del menú "Activos" junto con todos los demás activos registrados en tu Movidesk.

Al igual que en otras listas del sistema, en esta pantalla puedes realizar búsquedas específicas a través del campo de búsqueda, así como ordenar los ítems a partir de columnas de información.

También es posible seleccionar uno o más activos de la lista y usar el cuadro de opciones para abrir todos los ítems seleccionados, eliminarlos o exportarlos a Microsoft Excel. En el lado izquierdo de la pantalla, puedes observar la estructura de las categorías, así como realizar búsquedas por categorías específicas por nombre. Ten en cuenta que esta parte de la pantalla es retráctil, permitiendo el replegamiento para dar mayor enfoque a la lista de activos.

Aplicación de los activos en los tickets

Los activos pueden ser relacionados con tickets. A partir del momento en que el uso del módulo de gestión de activos está habilitado, el sistema crea automáticamente un nuevo campo en la pantalla de apertura de tickets, denominado "Activos". A través de este nuevo campo, es posible señalar activos relacionados con el ticket (uno o más), manteniendo un historial junto al registro de los mismos (como se ha visto anteriormente).

En caso de apertura de tickets automáticamente mediante programación, el sistema buscará los activos señalados en el ticket de origen. De igual manera, los tickets hijos abiertos mediante disparadores y/o manualmente, también heredaran la información de activos señalados en el ticket padre.

NOTA: Ten en cuenta que para vincular un activo a un ticket, este activo debe estar registrado en el sistema.

La información del campo activos también se muestra en la pantalla de impresión del ticket. Para visualizar esta pantalla, solo tienes que hacer clic en el cuadro de opciones (junto al estado del ticket) y seleccionar la opción "imprimir ticket".

Aplicación de los activos en disparadores

Los activos también pueden ser utilizados en la configuración de disparadores. Los encontrarás tanto entre las condiciones como entre las opciones de acción del disparador. Observa en el ejemplo a continuación una demostración de configuración. Supongamos que hay un servidor de archivos y queremos asociarlo a todos los tickets abiertos sobre el tema archivos de forma automática.

Creamos un disparador con el nombre "Asigna activo - Servidor de archivos".

Luego, definimos que siempre que el "Ticket es..." "Abierto" y el "Asunto"  "Contenga" la palabra "archivos".

Entonces, la acción del disparador será "Incluir activo(s)", que, como deseamos, será el "Servidor de archivos".

Habiendo concluido y guardado la configuración del disparador, veamos una demostración de su aplicación en la apertura de un ticket, tal como definimos en las condiciones, paso a paso. 

Aplicación de los activos en macros

Las macros también se integran con el módulo de gestión de activos, ofreciendo posibilidades de acciones sobre los mismos. Simulamos un modelo en el que, cuando se aplica, la macro elimina un activo señalado en un ticket e inserta otro en su lugar. Sigue las imágenes a continuación.

Después de guardada y debidamente habilitada, podemos aplicar la macro normalmente.