Neste artigo você irá aprender como cadastrar pessoas.
O cadastro de pessoas é um dos módulos mais importantes do Movidesk. Compreende-se por pessoas tanto os agentes, que prestam o atendimento, quanto os seus clientes. Sejam eles pessoas, empresas ou departamentos. É apenas uma definição no cadastro da pessoa que irá diferenciar a qual perfil ela pertence. Lembre-se que, o cadastramento de clientes é irrestrito. Você poderá cadastrar quantos forem necessários, já o cadastramento de agentes está condicionado a quantidade de licenças que você adquiriu na sua conta do Movidesk.
Abaixo o vídeo detalhado de como cadastrar pessoas:
Abaixo o vídeo detalhado de como cadastrar pessoas:
Lembre-se também, que todo ticket precisa ter um ou mais clientes relacionados a ele e esses clientes são pessoas cadastradas no seu Movidesk.
Como gerenciar o cadastro de pessoas?
Para realizar o cadastro de pessoas na guia Principal vá em Configurações > Pessoas e em seguida a opção Pessoas. Através desta tela você poderá editar as pessoas existentes ou então criar novas.
Há ainda, outras maneiras de cadastrar pessoas, que são elas: através da importação de e-mails e de forma automática. Também poderá ser cadastrada por um agente no momento da abertura de um ticket.
Tipos de pessoas
A primeira definição a se fazer no cadastramento de uma pessoa é o seu tipo.
Agentes : Pessoas
Clientes : Pessoas ou Organizações.
Você poderá vincular uma pessoa a uma organização, dessa forma sempre que preciso poderá ver todos os chamados abertos pelas pessoas vinculadas a uma organização.
É possível inserir uma imagem para a pessoa que está sendo cadastrada. O tamanho utilizado é de 142x142 pixels.
Importante: Uma pessoa pode estar vinculada a uma empresa, porém não a outra pessoa. Caso um cadastro do tipo empresa tenha vínculos com pessoas, seu tipo não pode ser alterado.
Perfil de acesso
Aqui você irá definir se a pessoa cadastrada será uma Agente ou Cliente na sua organização. A principal diferença entre os dois tipos é que uma pessoa do tipo cliente é um consumidor dos serviços da sua central de atendimento e os agentes são as pessoas responsáveis por prestar esse atendimento.
Aqui você irá definir se a pessoa cadastrada será uma Agente ou Cliente na sua organização. A principal diferença entre os dois tipos é que uma pessoa do tipo cliente é um consumidor dos serviços da sua central de atendimento e os agentes são as pessoas responsáveis por prestar esse atendimento.
Tanto clientes quanto agentes podem ter uma senha para acesso ao Movidesk, o endereço para acesso será o mesmo para os dois e não é necessário nenhum tipo de diferenciação na hora de digitar o usuário e senha.
Importante : Um agente pode ao mesmo tempo ser cliente, desta forma poderá ser indicado como cliente do ticket por exemplo, em chamados internos.
Dentro do cadastro de uma pessoa, seja ela cliente ou agente, não existe nenhum tipo de parametrização no sentido de restringir ou liberar acesso a determinadas funções. A única atribuição que existe é o perfil de acesso dessa pessoa que deve ser configurada diretamente nos Perfis de Acesso.
Clientes
Clientes são as pessoas, empresas ou departamentos que consomem os serviços da prestadora e consequentemente demandam atendimento por parte dela. A definição do usuário e senha do cliente não é obrigatória, mas se você não o fizer, ele não terá como acessar o portal de atendimento para acompanhar os seus tickets ou mesmo abrir novos tickets se ele tiver permissão para tal. O portal do cliente segue o mesmo conceito visual do portal do agente, porém ele é mais simples, dando acesso apenas a possibilidade de abrir um novo ticket ou então consultar ou interagir nos tickets que já foram abertos em seu nome.
Fique atento! Passamos a exigir algumas regras para a criação de senha, como:
- Ter entre 12 e 64 caracteres;
- Possuir maiúsculas e minúsculas;
- Possuir algum caractere especial ([ ] { } ( ) @ ? ! # $ % & * ");
- Ser diferente do nome de usuário;
- Ser diferente das últimas 10 senhas.
Agentes
Conforme já exemplificamos nos tópicos anteriores, os agentes são as pessoas que irão prestar o atendimento dentro da sua central de suporte.
Conforme já exemplificamos nos tópicos anteriores, os agentes são as pessoas que irão prestar o atendimento dentro da sua central de suporte.
Quando você adquiriu o seu Movidesk, a sua conta foi habilitada com um agente ativo. Você poderá incluir novos agentes através da tela de gestão de pessoas, observando apenas que a quantidade máxima de agentes ativos estará condicionada a quantidade de licenças que você adquiriu no seu plano.
Organização
Se a sua empresa prestar suporte para consumidores finais ou empresas, mas não houver a necessidade de identificar com qual pessoa dessa empresa você está interagindo, não existe a necessidade de utilizar este recurso, porém, se você prestar atendimento a empresas ou departamentos e tiver a necessidade de saber com qual pessoa dessa empresa ou departamento você está falando, a organização será útil para a sua estrutura.
A organização é a funcionalidade que liga uma ou mais pessoas na estrutura. Vamos tomar como exemplo que a sua central de atendimento presta atendimento para a empresa PrinterP e que a empresa tem dois colaboradores chamados João e Pedro. Esses dois colaboradores entram em contato com a sua central de suporte para demandar atendimento.
No exemplo acima, você deverá cadastrar a empresa PrinterP como uma pessoa do tipo empresa e com o perfil de cliente. Em seguida, deverá cadastrar o João como uma pessoa, com o perfil de cliente e no campo de Organização escolher a empresa PrinterP. O mesmo procedimento deverá ser feito com o Pedro. Feito isso, você terá indicado que a empresa PrinterP possui os dois colaboradores que são o João e o Pedro.
Quando você for abrir um ticket e pesquisar por João, o Movidesk irá apresentar a estrutura “PrinterP > João”, identificando que você estará registrando o ticket em nome do João da PrinterP e não o João de outra empresa.
Importante: Visando a integridade operacional, orientamos que as estruturas não excedam 10 vínculos de organização por usuário e 5 níveis hierárquicos. Volumes superiores podem ocasionar latência na aplicação e em serviços periféricos.
Importante: Por padrão o Movidesk permite que você cadastre tanto pessoas sem a informação da organização quanto pessoas ligadas a alguma empresa ou departamento, mas existe um parâmetro que está em Configurações, grupo Empresa e Parâmetros que determina que pessoas do tipo pessoa precisam estar necessariamente ligadas a uma empresa ou departamento. Se a sua empresa presta suporte a empresas, considere marcar este parâmetro.
Observe que quando a pessoa é cadastrada através da importação de e-mails ela não ficará ligada a nenhuma organização. Nesse caso, se o parâmetro para exigir que pessoas do tipo pessoa estejam ligadas a empresas ou departamentos estiver marcado, você será obrigado a relacionar esse cliente a alguma empresa ou departamento até a conclusão do ticket.
Equipes
Todos os agentes precisam estar ligados a uma ou mais equipes de atendimento. Essas equipes representam as áreas da sua empresa, por exemplo, o suporte ao cliente, o Marketing, a Diretoria, o Departamento Fiscal e assim por diante.
Quando você habilitou a sua conta no Movidesk, ele foi criado com as equipes Administradores e Agentes, mas você poderá mudar essa definição acessando a tela de Equipes, que está na opção de Configurações, no grupo Pessoas. As equipes são importantes para identificar a qual setor ou departamento o ticket está atribuído.
No momento da abertura de um ticket ou durante o atendimento do mesmo, existe a possibilidade de atribuir esse ticket para a responsabilidade de um agente ou mesmo de uma equipe. Nesse momento, todos os agentes serão exibidos abaixo da sua equipe. Se um agente estiver ligado a mais de uma equipe, seu nome será exibido mais de uma vez dentro de cada uma das equipes as quais ele estiver ligado.
Informações sobre cadastro de CEPs no Movidesk
CEPs terminados em -000, conhecidos como genéricos, são temporários e usados para representar uma cidade inteira sem um endereço específico.
Por que o Movidesk não retorna dados com esses CEPs?
- Ao cadastrar um CEP no Movidesk, é necessário informar uma rua. No entanto, CEPs genéricos não possuem essa informação detalhada, impedindo o preenchimento automático dos campos.
Funcionamento com CEPs Específicos:
- Quando uma cidade receber um CEP não genérico, o Movidesk conseguirá retornar o endereço corretamente. Por exemplo, ao usar o CEP 89010-000, os campos Estado, Rua, Bairro e Cidade são preenchidos normalmente, pois ele não é genérico.
Como identificar um CEP genérico:
- No site "Busca Cep", CEPs genéricos retornam dados incompletos, deixando os campos "Logradouro/Nome" e "Bairro/Distrito" em branco.
- No Movidesk, ao inserir um CEP genérico, os campos Estado, Rua, Bairro e Cidade permanecerão sem atualização.