O módulo Contrato de horas permite uma gestão completa dos valores de horas trabalhadas no ticket, como das despesas extras (pedágio, alimentação, combustível). Também possibilita o controle das horas contratadas pelo cliente e como está o consumo dessas horas.
Ele pode ser utilizado para um ou mais clientes e irá determinar a franquia de horas para cada atividade, bem como, o valor das horas excedentes.
⚠️ Atenção: O sistema não realiza cálculos retroativos quando um contrato de horas é alterado. Isso ocorre porque o sistema não pode sobrescrever registros já contabilizados, seguindo uma regra fundamental de negócio. A orientação correta é: crie um novo contrato de horas com as configurações desejadas, em vez de modificar o atual. Assim, você mantém a integridade dos dados já processados e evita problemas futuros. |
Configurando o contrato de horas
Antes de iniciar o contrato de horas, é necessário que todos os cadastros iniciais estejam devidamente definidos.
No menu Configurações > Apontamentos:
No menu Configurações > Pessoas > Perfis de acesso - Apontamentos.
- Administradores
- Agentes
- Clientes
O contrato de horas é acessado através do menu Configurações > Acordos > Contrato de horas. Para cadastrar um novo contrato, basta clicar sobre o ícone [+] para que o sistema apresente a tela de cadastro.
💡 Dica: Através do ícone Opções, o sistema permite algumas facilidades como clonar um contrato, habilitar/desabilitar e ainda excluir um ou mais contratos ao mesmo tempo.
Ao clonar um contrato, a cópia será criada com o padrão "desabilitado". Para habilitar, selecione o contrato, informe um cliente e clique na opção "habilitado". É importante ressaltar que só é possível habilitar um contrato caso o mesmo possua ao menos um cliente (também aconselha-se que cada contrato possua apenas uma organização associada).
Na guia Principal, defina um nome para o contrato. Este nome não possui validação de ser único. Logo abaixo informe o valor base do contrato, que é o valor acordado com o cliente, utilizado ou não. Em seguida, no campo Renovar o contrato a cada mês no dia informe a data para iniciar o novo ciclo.
O cliente do contrato pode ser definido como uma pessoa, departamento e/ou organização e o mesmo ele pode ser vinculado a apenas um contrato. Ao informar uma empresa, todas as pessoas a ela relacionada terão permissão para utilizar o contrato. Um contrato pode ter mais de um cliente, desde que o cliente não esteja com status desabilitado (entretanto isto não é recomendável, visto que o atendimento efetuado a um, afetará o saldo de horas do outro diretamente, mesmo que este não esteja envolvido no ticket).
⚠️ Atenção:
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Seguindo a configuração clique sobre a guia Horas do contrato, por padrão do sistema, ao selecionar uma aba, as informações da guia anterior deixam de ser exibidas. Aqui são determinadas as horas disponíveis para o contrato, bem como, o total de horas contratadas/franquia com suas respectivas atividades, tipos de horas e valores.
Entendendo a flag Diferenciar franquia de horas e valores por atividade e tipos de hora
Ao selecionar esta flag o sistema permite definir a quantidade de horas que serão consumidas por atividade e:
- Esconde a opção Abater horas do contrato;
- Habilita o campo Franquia (h);
- O campo Franquia (h) passa a ser obrigatório.
O campo Atividade lista todas as atividades cadastradas. As atividades informadas aqui, estarão disponíveis no apontamento de horas.
O campo Tipo de hora lista os tipos de horas cadastrados. Os tipos de hora informados aqui, estarão disponíveis no apontamento de horas.
No campo Franquia (h) informe a quantidade de horas contratadas para cada atividade.
Importante:
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Exemplo utilizando horas excedentes
Para este exemplo, está definido 40 horas/mês contratadas, sendo que dessas 40 horas:
- 30 horas podem ser utilizadas para a atividade Presencial, com tipo de hora Normal, e o valor da hora trabalhada é R$15,00. Caso ultrapasse as 30 horas estabelecidas na Franquia(h) o valor da hora passa a custar R$30,00.
- 10 horas podem ser utilizadas para a atividade Remoto, com tipo de hora Normal, e o valor da hora trabalhada é R$20,00. Caso ultrapasse as 10 horas estabelecidas na Franquia(h) o valor da hora passa a custar R$40,00.
Exemplo sem utilizar horas excedentes
Para este exemplo está definido 40 horas/mês contratadas, sendo que dessas 40 horas:
- 30 horas podem ser utilizadas para a atividade Presencial, com tipo de hora Normal e o valor da hora trabalhada é R$15,00. Caso ultrapassar as 30 horas estabelecidas na franquia (h), o sistema retorna uma mensagem e bloqueia o apontamento de horas.
- 10 horas podem ser utilizadas para a atividade Remoto, com tipo de hora Normal e o valor da hora trabalhada é R$20,00. Caso ultrapassar as 10 horas estabelecidas na franquia (h), o sistema retorna uma mensagem e bloqueia o apontamento de horas.
Dando continuidade, vamos agora desmarcar a flag. Com esta flag desmarcada o sistema permite definir um total de horas/mês contratadas independente da atividade e:
- Esconde o campo Franquia;
- Habilita a opção Abater horas do contrato;
- Habilita o campo Horas/mês contratadas.
Importante
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Exemplo utilizando horas excedentes
Para este exemplo está definido 100 horas/mês contratadas, que podem ser utilizadas para as atividade Presencial e Remoto, com tipo de hora Normal.
- O valor da hora trabalhada para a atividade Presencial é R$15,00. Caso ultrapasse as 100 horas estabelecidas, o valor da hora passa a custar R$30,00.
- O valor da hora trabalhada para a atividade Remoto é R$20,00. Caso ultrapasse as 100 horas estabelecidas o valor da hora passa a custar R$40,00.
Importante destacar a flag Diferenciar o consumo das horas do contrato por tipo de hora é utilizada caso haja necessidade que algum tipo de hora consuma o contrato de horas de forma diferenciada, por exemplo: que uma hora do tipo Extra consuma duas horas do contrato.
Para finalizar, a guia Horas não utilizadas permite definir se as horas contratadas que não forem utilizadas no mês corrente podem ou não ser utilizadas.
Quando a opção Acumular horas não utilizadas estiver habilitada, o campo Prazo para consumo (meses) é exibido. Neste campo deve ser definido quantos meses as horas acumuladas poderão ser acumuladas. Após este período, elas deixarão de ser contabilizadas.
⚠️ Atenção: O sistema utiliza as horas do mês corrente e se ultrapassar verifica se tem horas acumuladas.
Alterações e apontamentos no contrato
Algumas alterações referentes ao contrato seguem regras, como:
- Edição, exclusão e inclusão de apontamentos de períodos fechados são restritas ao período aberto ou ao último período fechado. Exemplo: quando o período aberto for junho, você ainda poderá editar o período fechado de maio, mas apenas este período fechado.
- Alteração de diferenciação de franquia ou valor por atividade são possíveis apenas em apontamentos de períodos em aberto do contrato.
- Apontamentos retroativos só devem gerar um valor caso estejam dentro do período aberto ou do último período fechado. Caso o apontamento retroativo esteja dentro de um período fechado (que não o último), não deve ser gerado valor de cobrança e nem abater horas do período fechado mesmo que exista saldo.
- Apontamentos retroativos consideram as definições do contrato do período retroativo.
- Em um novo contrato, apenas os apontamentos criados após a abertura do contrato são considerados.
Gráfico de consumo no ticket
Na barra de progresso do ticket, é possível verificar o tempo total disponível no período (horas fixas do pacote + horas acumuladas, caso houver).
Em azul no gráfico, é exibido o consumo das horas disponíveis no total (fixas + acumuladas). Caso sejam consumidas horas excedentes (extracontratuais), esse consumo será representado com a cor amarela na barra de consumo.
É possível observar mais detalhes clicando sobre a barra de consumo. Assim será aberto um modal com os detalhes de consumo, inclusive separando de acordo com atividade e tipo de hora, caso exista diferenciação em contrato.
Você também consegue encontrar esse gráfico em Relatórios > Contrato de horas por período.
Caso seu contrato esteja com o acúmulo de horas habilitado, as horas acumuladas, quando houver, serão consumidas apenas após o consumo total do período vigente.
Por exemplo, caso você possua um contrato de 30h que se renove a cada dia 30, e no dia 20 você tenha esgotado essas 30h, então o contrato passa a consumir as horas acumuladas. Caso não existam horas acumuladas, serão consideradas horas excedentes (extracontratuais). Caso o contrato ou atividade não permita horas excedentes, o sistema não permitirá que o apontamento seja salvo.
Quando houver diferenciação por franquia, o relatório apresentará um gráfico de consumo por atividade também, além do gráfico de consumo geral do contrato. Caso não houver franquia, apenas o gráfico de consumo de horas do contrato será apresentado.
A informação de horas acumuladas só é apresentada no período aberto do contrato, ou seja, no período atual.