A funcionalidade de planos e valores te ajuda na gestão dos contratos com seus clientes, trazendo visibilidade sobre as principais informações desses clientes para dentro do Movidesk.
Dessa forma, suas equipes conseguem ter um acesso rápido e fácil durante um atendimento, melhorando a experiência e agilizando a resposta com seus clientes.
Neste artigo, você vai ver as configurações necessárias para utilizar a funcionalidade e como usá-la.
- Tela inicial
- Perfil de acesso
- Adicionar contrato
- Editar contrato
- Cancelar contrato
- Excluir contrato
- Importar contrato
Tela inicial
A tela inicial traz as informações dos seus contratos cadastrados, contendo Cliente, CNPJ, Nome do contrato, Tipo, Valor, Contratado em, Renovar em, Status e Ações.
Para acessar a tela de Planos e valores, é preciso liberar pelo perfil de acesso. Acompanhe o próximo tópico para saber como habilitar.
É possível buscar o contrato pelo nome do contrato ou nome do cliente.
Ao clicar em Importar, você verá as opções de importação de dados para a tela de Planos e valores, como adicionar, atualizar e cancelar contratos, e também a opção de cancelar clientes.
Para adicionar um contrato manualmente, clique em Adicionar contrato e siga as instruções no tópico Adicionar contrato deste artigo.
Em ações, é possível editar, cancelar e excluir o contrato. Cada passo de como fazer isso está explicado no decorrer deste texto.
Ao clicar na seta Expandir, você verá as informações adicionais do contrato na tela inicial.
Além disso, os contratos são divididos em status, sendo eles:
- Ativo: O estado deve ser “Ativo” sempre que o contrato do tipo recorrente não estiver cancelado e estiver com data de renovação superior a 30 dias em relação ao dia atual. Quando o contrato de recorrência não tiver data de renovação, o status deve permanecer como ativo até que o usuário cancele manualmente.
- A vencer: O estado deve ser ”A vencer” sempre que o contrato do tipo recorrente estiver com data de renovação inferior a 30 dias em relação ao dia atual. E o contrato não estiver cancelado.
- Cancelado: O estado deve ser “Cancelado” sempre que o usuário cancelar o contrato do tipo recorrente, indiferente da data de renovação do contrato.
- Inativo: O estado deve ser “Inativo” sempre que a data atual for menor que a data de início do contrato do tipo recorrente em pelo menos um dia. E o contrato não estiver cancelado. Ou seja, é um contrato que está previsto para o futuro.
- Vencido: O estado deve ser “Vencido” sempre que a data atual for maior que a data de renovação do contrato do tipo recorrente em pelo menos um dia. E o contrato não estiver cancelado.
- Inexistente: Para contratos dos tipos “implantação” e “sob demanda”, não devem existir status de contrato. Portanto mostrar apenas “-”.
Os status são atribuídos apenas para contratos do tipo Recorrente e, por isso, alguns contratos podem não ter este campo preenchido.
Perfil de acesso
Para utilizar essa funcionalidade, é preciso liberar o acesso no perfil.
Todo perfil Administrador tem acesso imediato. Caso queira liberar para outros perfis, vá em Configurações > Pessoas > Perfis de acesso e selecione o perfil que deseja editar.
Importante: apenas perfis do tipo Agente conseguem ter acesso aos planos e valores.
No perfil, acesse a aba Configurações e role a tela até encontrar Planos e valores.
Habilite a opção “Visualizar” e, em seguida, você pode habilitar a opção “Cadastrar, editar, cancelar e excluir”, de acordo com as necessidades do seu atendimento.
Assim que habilitado, os perfis poderão acessar a funcionalidade.
Adicionar contrato
Para adicionar um novo contrato, clique em Adicionar contrato.
Nesta tela, você deve preencher as informações apresentadas, sendo estas a seguir obrigatórias:
- Nome do contrato: insira o nome de reconhecimento do contrato com o cliente. Este campo é alfanumérico, com limite de 40 caracteres. Ex: contrato recorrente.
- Cliente: todo cliente do tipo Empresa aparecerá na lista. Caso tenha CNPJ cadastrado junto ao nome do cliente, será mostrado na tela também. Os clientes precisam estar cadastrados antes de criar o contrato, não é possível criar um novo cliente por esta tela.
- Tipo: os tipos de contrato são padrões e não são alteráveis na edição do contrato. As opções são: 1. Implantação; 2. Recorrente; 3. Sob demanda. Contratos dos tipos “Implantação” e “Sob Demanda” não possuem status. Contratos do tipo “Recorrente” terão status quando informada uma data de renovação.
- Valor: informar apenas números. Ex: 1500. Em bases de atendimento com idioma diferente do português (Brasil), o prefixo R$ não é apresentado e é considerado o mesmo valor, sem conversão.
- Contratado em: data de contratação e início do contrato. A data informada deve ser menor em pelo menos um dia que a data de renovação (campo Renovar em).
Em seguida, você pode preencher outros campos de acordo com sua necessidade:
- Renovar em: data de renovação do contrato. A data informada deve ser maior em pelo menos um dia que a data de contratação (campo Contratado em).
- Produtos contratados: este campo aceita múltiplos itens e você pode adicioná-los instantaneamente, basta inserir o nome do produto e pressionar ‘Enter” no teclado.
- Plano: campo alfanumérico, de acordo com os planos que você utiliza no seu negócio. Você pode criar um novo plano neste campo, basta inserir o nome e pressionar “Enter”. Ao criar um novo plano por aqui, ele ficará disponível para todos que têm acesso à funcionalidade Planos e valores. Este campo aceita apenas um item. Ex: Básico.
- Cobrança: campo alfanumérico, de acordo com os tipos de cobrança que você utiliza no seu negócio. Você pode criar um novo tipo de cobrança neste campo, basta inserir o nome e pressionar “Enter”. Ao criar um novo tipo por aqui, ele ficará disponível para todos que têm acesso à funcionalidade Planos e valores. Este campo aceita apenas um item. Ex: Mensal.
- Quantidade de licenças: apenas números inteiros e não aceita números negativos. Ex: 50.
- Tags: este campo aceita múltiplos itens e serve para organizar seus contratos com a utilização de tags. É possível criar uma nova tag neste campo, basta inserir o nome e pressionar “Enter”. Ao criar uma nova tag por aqui, ela ficará disponível para todos que têm acesso à funcionalidade Planos e valores.
- Observações: alfanumérico, com limite de 256 caracteres. Não interfere nas observações de cancelamento de contrato.
Com as informações preenchidas, clique em Adicionar e você voltará para tela inicial de Planos e valores, agora com seu novo contrato na lista, mostrando as informações que você cadastrou.
Editar contrato
Para editar um contrato, na tela de Planos e valores, vá em Ações e clique no Lápis no contrato que deseja fazer alterações.
Entre os campos do contrato, os únicos que não podem ser alterados são “Cliente” e “Tipo”.
Importante: ao editar um contrato, você deve preencher as informações de “Efetivação da alteração”. As alterações feitas no contrato passarão a valer a partir da data informada. Esta data deve ser pelo menos um dia maior que a data de contratação. Você pode cadastrar um motivo de alteração inserindo o nome/frase e clicando “Enter” no teclado.
Feito isso, basta clicar em Salvar que as alterações serão realizadas e começam a valer a partir da data informada no campo “Data da efetivação da alteração”.
Observação: Atualmente, após editar um contrato, não é possível manter o filtro aplicado no painel de planos e valores, sendo necessários aplicar o filtro novamente.
Cancelar contrato
Para cancelar um contrato, selecione o X em Ações, na linha do contrato que deseja cancelar, na tela de Planos e valores.
Em seguida, insira a data de cancelamento em “Cancelado em” e informe o motivo do cancelamento.
Ao cancelar o contrato, o status muda para “Cancelado” na tela inicial e não será mais possível editá-lo.
Importante: apenas contratos do tipo Recorrente podem ser cancelados.
Excluir contrato
Para excluir um contrato, aperte o ícone da lixeira em Ações, na linha do contrato que deseja excluir, na tela de Planos e valores.
A exclusão do contrato é permanente, não sendo possível restaurá-lo e você perde todas as informações referentes a este contrato.
Ao confirmar a exclusão, seu contrato será deletado e não aparecerá mais na tela de Planos e valores.
Importar contrato
A importação da tela de Planos e valores permite adicionar, atualizar e cancelar contratos, e também cancelar clientes.
Na tela de Planos e valores, clique em Importar.
Para cada caso, criamos um artigo específico com o passo a passo de preenchimento da planilha: