La agenda permite programar eventos en Movidesk. Estos eventos pueden vincularse a un ticket, permitiéndote mantener un historial de todas las interacciones en tu ticket.
Utilizando la agenda de Movidesk, puedes organizar reuniones, mantenimientos programados, entre otros eventos, pudiendo seleccionar personas o equipos como participantes.
Hay varias opciones de configuración, desde perfiles de acceso hasta participantes obligatorios en eventos vinculados a tickets de un determinado tipo de servicio.
En este artículo, verás:
- Visión general de la agenda
- La configuración de la agenda y los perfiles de acceso
- Cómo crear un nuevo evento
- Cómo vincular un evento a un ticket
- Cómo deshabilitar la agenda
Visión general de la agenda
Para crear un nuevo evento, primero debes hacer clic en Agenda, en la barra lateral del menú de Movidesk.
La visión general de la agenda se abrirá en una nueva pestaña. Puedes configurar tu vista para día, semana, mes o lista, en el menú superior derecho.
En la esquina inferior izquierda, en Agregar agenda, puedes abrir la agenda de otros usuarios para visualización. Una vez que selecciones el perfil deseado, tendrás acceso a los eventos programados en la agenda seleccionada.
Es posible ver más de una agenda al mismo tiempo. Cabe destacar que el perfil de acceso de la persona determina qué agendas puede visualizar.
Si tienes algún contrato de SLA, la agenda muestra los días festivos registrados en el sistema.
Siempre que un día festivo sea registrado en Configuraciones > SLA > Días festivos, aparecerá en la agenda. Esto no afecta la funcionalidad de la herramienta, pudiendo incluso registrar eventos para ese día.
La agenda aparece en tu página de inicio. Así, cuando tengas eventos programados, ya aparecerán en el momento en que se abra el sistema.
Todos los eventos de la agenda pueden generar recordatorios dentro del sistema o por correo electrónico, si se selecciona la opción de recibir notificaciones.
La configuración de la agenda y los perfiles de acceso
Para configurar los accesos de la agenda en tu Movidesk, necesitas hacer los ajustes de acuerdo con los perfiles.
Para ello, ve a Configuraciones > Personas > Perfiles de acceso. Selecciona el perfil deseado y ve a la pestaña "Chat, Mensajes internos y Agenda". En el campo de "Agenda", aparecerán las siguientes configuraciones.
El estándar de estas configuraciones para todos los perfiles de acceso están numerados del 1 al 5:
1. Permitir usar la agenda: Habilitado
2. Permitir vincular evento al ticket: Habilitado
3. Permitir vincular evento a activo: Habilitado
4. Permitir superposición de eventos: Deshabilitado
5. Permitir eventos solo de 15 en 15 minutos: Deshabilitado
Los estándares que varían según cada perfil de acceso son referentes a los números 6 y 7.
Para el perfil de acceso “Administradores”, por defecto, los campos 6 y 7 aparecen de la siguiente manera:
6. Permitir la visualización de la agenda: De todos los agentes
7. Permitir crear eventos relacionados con la agenda: De todos los agentes
Para el perfil de acceso “Agentes”, por defecto, los campos 6 y 7 aparecen de la siguiente manera:
6. Permitir la visualización de la agenda: Solo del agente
7. Permitir crear eventos relacionados con la agenda: Solo del agente
Cómo crear un nuevo evento
Para crear un nuevo evento directamente en la pestaña "Agenda", necesitas hacer clic en el + en la esquina superior derecha y aparecerá una nueva pantalla para que completes con la información relacionada con el evento.
- Título: añade el título del evento;
- Relacionado con ticket: marca esta opción si quieres relacionar el evento con un ticket;
- Todo el día: al habilitar esta opción, los campos con horario desaparecerán, entendiendo que tu evento ocurrirá durante todo el día;
- Confirmado: si está habilitado, marca tu evento en la agenda con color sólido. Si necesita confirmación, el evento se marca solo con contorno;
- Fecha y horario inicial y final: marca el inicio y el fin del evento, cuando la opción “Todo el día” esté deshabilitada;
- Recordatorio: genera una notificación para recordar el evento marcado;
- Ubicación: añade la ubicación del evento;
- Descripción: añade una descripción del evento;
- Participantes: añade participantes del evento. Aquí puedes añadir una persona o un equipo;
- Activos: añade los materiales o dispositivos necesarios para el evento.
Como administrador, puedes seleccionar personas o equipos como participantes obligatorios para un evento, cuando este evento esté vinculado a un ticket que tiene un servicio (presentaremos la vinculación de evento a ticket en la siguiente sección).
Para ello, debes configurar esta opción en Configuraciones > Clasificación > Servicios. Elige el servicio y ve al parámetro de Agenda, donde defines quiénes serán los participantes por defecto.
La duración de tu evento también puede ser controlada en Configuraciones > Servicios > Agenda. Si habilitas Duración fija en los eventos de la agenda, podrás configurar eventos fijos cada 10, 15, 20, 30 y 60 minutos.
Cómo vincular un evento a un ticket
Hay dos maneras de vincular tu evento a un ticket:
1. Marcando la opción debajo del título del evento, desde la agenda.
2. Crear un evento en la pantalla del ticket.
Solo podrás añadir un evento a un ticket que ya ha sido creado. Para ello, abre el ticket, ve a Opciones > Eventos. Aparecerá una ventana con todos los eventos ya relacionados con ese ticket.
Para crear un nuevo evento, solo tienes que hacer clic en el +. Entonces, se abrirá la ventana para la creación del evento.
Cuando un ticket tiene un evento, aparecerá una etiqueta en el ticket, indicando el título del evento, día y hora. Si hay más de un evento, se mostrará el más cercano. También es posible hacer clic en Todos los eventos para ver la lista de eventos vinculados a ese ticket.
Cómo deshabilitar la agenda
Si no deseas utilizar la agenda, puedes deshabilitarla. Solo debes ir al menú lateral en Configuraciones > Personas > Perfiles de acceso. Selecciona el perfil deseado y ve a la pestaña Chat, Mensajes internos y Agenda. Desactiva la opción Permitir usar la agenda.