El Módulo de contrato de horas permite una gestión completa de los valores de horas trabajadas en el ticket, así como de los gastos adicionales (peaje, alimentación, combustible). También permite controlar las horas contratadas por el cliente y cómo se está consumiendo esas horas. Puede utilizarse para uno o más clientes y determinará la franquicia de horas para cada actividad, así como el valor de las horas excedentes.
Configurando el contrato de horas
Antes de iniciar el contrato de horas, es necesario que todos los registros iniciales estén debidamente definidos.
En el menú Configuración > Apuntamientos:
En el menú Configuración > Personas > Perfiles de acceso - Apuntamientos.
- Administradores
- Agentes
- Clientes
El Contrato de horas se accede a través del menú "Configuración >> Acuerdos >> Contrato de horas". Para registrar un nuevo contrato, simplemente haga clic en el ícono [+] para que el sistema muestre la pantalla de registro.
TIP: A través del ícono "Opciones", el sistema permite algunas facilidades como clonar un contrato, habilitar/deshabilitar y aún eliminar uno o más contratos al mismo tiempo.
Al clonar un contrato, la copia se creará con el estándar "deshabilitado". Para habilitar, seleccione el contrato, informe un cliente y haga clic en la opción "habilitado". Es importante señalar que solo es posible habilitar un contrato si tiene al menos un cliente (también se recomienda que cada contrato tenga solo una organización asociada).
En la pestaña "Principal", defina un nombre para el contrato. Este nombre no tiene validación de ser único. Justo debajo, informe el valor base del contrato, que es el valor acordado con el cliente, usado o no. Luego, en el campo Renovar el contrato cada mes en el día, informe la fecha para iniciar el nuevo ciclo.
El Cliente del contrato puede ser definido como una persona, departamento y/o organización, y puede estar vinculado a solo un contrato. Al informar una empresa, todas las personas relacionadas con ella tendrán permiso para utilizar el contrato. Un contrato puede tener más de un cliente, siempre que el cliente no esté con el estado deshabilitado (sin embargo, esto no se recomienda, ya que la atención realizada a uno afectará directamente el saldo de horas del otro, incluso si este no está involucrado en el ticket).
¡IMPORTANTE!
- Al seleccionar una organización, las personas que pertenecen a la misma organización ya no se mostrarán para selección en el contrato actual. Solo estarán disponibles para otros contratos.
- Al cambiar el cliente de un contrato, el sistema elimina el vínculo del contrato con el ticket y recalcula los valores/apuntamientos del período actual.
Siguiendo la configuración, haga clic en la pestaña Horas del contrato, por defecto del sistema, al seleccionar una pestaña, la información de la pestaña anterior deja de mostrarse. Aquí se determinan las horas disponibles para el contrato, así como el total de horas contratadas/franquicia con sus respectivas actividades, tipos de horas y valores.
Entendiendo la opción Diferenciar franquicia de horas y valores por actividad y tipos de hora
Al seleccionar esta opción, el sistema permite definir la cantidad de horas que se consumirán por actividad y:
- Oculta la opción Descontar horas del contrato;
- Habilita el campo Franquicia(h);
- El campo Franquicia(h) pasa a ser obligatorio.
El campo Actividad lista todas las actividades registradas. Las actividades informadas aquí estarán disponibles en el apuntamiento de horas.
El campo Tipo de hora lista los tipos de horas registrados. Los tipos de hora informados aquí estarán disponibles en el apuntamiento de horas.
En el campo Franquicia(h) informe la cantidad de horas contratadas para cada actividad.
¡IMPORTANTE!
- Los valores informados en el campo R$/h (contrato) se agregarán al valor base del contrato. Para no cobrar nada adicional por cada hora trabajada, deje este campo en blanco.
- El campo Horas excedentes permite que se registren horas más allá de las contratadas. Si desea cobrar un valor (R$/h) diferente al valor definido en el contrato, especifique aquí. Cuando esté desmarcada y se supere la cantidad de horas contratadas (Horas/mes contratadas), el sistema devuelve un mensaje y bloquea el registro.
- El campo Horas/mes contratadas define el total de horas contratadas basado en la cantidad de horas del campo franquicia, considerando la actividad y el tipo de hora.
Para este ejemplo, se definen 40 horas/mes contratadas, siendo que de esas 40 horas:
- 30 horas pueden ser utilizadas para la actividad Presencial, con tipo de hora Normal, y el valor de la hora trabajada es R$15,00. Si se superan las 30 horas establecidas en la Franquicia(h), el valor de la hora pasa a costar R$30,00.
- 10 horas pueden ser utilizadas para la actividad Remoto, con tipo de hora Normal, y el valor de la hora trabajada es R$20,00. Si se excede las 10 horas establecidas en la Franquicia(h), el valor de la hora pasa a costar R$40,00.
Para este ejemplo, se definen 40 horas/mes contratadas, siendo que de estas 40 horas:
- 30 horas pueden ser utilizadas para la actividad Presencial, con tipo de hora Normal y el valor de la hora trabajada es R$15,00. Si se excede las 30 horas establecidas en la franquicia (h), el sistema devuelve un mensaje y bloquea el registro de horas.
- 10 horas pueden ser utilizadas para la actividad Remoto, con tipo de hora Normal y el valor de la hora trabajada es R$20,00. Si se excede las 10 horas establecidas en la franquicia (h), el sistema devuelve un mensaje y bloquea el registro de horas.
A continuación, vamos a desmarcar la opción. Con esta opción desmarcada, el sistema permite definir un total de horas/mes contratadas independientemente de la actividad y:
- Oculta el campo Franquicia;
- Habilita la opción Descontar horas del contrato;
- Habilita el campo Horas/mes contratadas.
¡Importante!
- Los valores informados en el campo R$/h(contrato) serán añadidos al valor base del contrato. Para no cobrar nada más por cada hora trabajada, deje este campo en blanco.
- El campo Horas excedentes permite registrar horas más allá de las contratadas. Si desea cobrar un valor (R$/h) diferente del valor definido en el contrato, especifique aquí. Cuando esté desmarcado y se exceda la cantidad de horas contratadas (Horas/mes contratadas), el sistema devuelve un mensaje y bloquea el registro.
- La opción Descontar horas del contrato marcada indica que las horas registradas se descontarán del contrato. Si desea que las horas se contabilicen fuera de las horas contratadas, esta opción debe estar desmarcada.
- El campo Horas/mes contratadas define el total de horas contratadas.
Para este ejemplo, se definen 100 horas/mes contratadas, que pueden ser utilizadas para las actividades Presencial y Remoto, con tipo de hora Normal.
- El valor de la hora trabajada para la actividad Presencial es R$15,00. Si se excede las 100 horas establecidas, el valor de la hora pasa a costar R$30,00.
- El valor de la hora trabajada para la actividad Remoto es R$20,00. Si se excede las 100 horas establecidas, el valor de la hora pasa a costar R$40,00.
Es importante destacar que la opción Diferenciar el consumo de las horas del contrato por tipo de hora se utiliza si es necesario que algún tipo de hora consuma el contrato de horas de forma diferenciada, por ejemplo: que una hora del tipo Extra consuma dos horas del contrato.
Para finalizar, la pestaña Horas no utilizadas permite definir si las horas contratadas que no se usaron en el mes corriente pueden o no ser utilizadas.
Cuando la opción Acumular horas no utilizadas está habilitada, el campo Plazo para consumo (meses) se muestra. En este campo debe definirse cuántos meses las horas acumuladas podrán ser acumuladas. Después de este período, dejarán de ser contabilizadas.
¡Importante!
El sistema utiliza las horas del mes corriente y si se excede, verifica si hay horas acumuladas.
Cambios y registros en el contrato
Algunos cambios relacionados con el contrato siguen reglas, como:
- La edición, eliminación e inclusión de registros de períodos cerrados están restringidas al período abierto o al último período cerrado. Ejemplo: cuando el período abierto es junio, aún podrás editar el período cerrado de mayo, pero solo este período cerrado.
- La alteración de diferenciación de franquicia o valor por actividad solo es posible en registros de períodos abiertos del contrato.
- Los registros retroactivos solo deben generar un valor si están dentro del período abierto o del último período cerrado. Si el registro retroactivo está dentro de un período cerrado (que no sea el último), no se debe generar valor de cobranza ni descontar horas del período cerrado, incluso si hay saldo.
- Los registros retroactivos consideran las definiciones del contrato del período retroactivo.
- En un nuevo contrato, solo los registros creados después de la apertura del contrato son considerados.
Gráfico de consumo en el ticket
En la barra de progreso del ticket, es posible verificar el tiempo total disponible en el período (horas fijas del paquete + horas acumuladas, si las hay).
En azul en el gráfico, se muestra el consumo de las horas disponibles en total (fijas + acumuladas). Si se consumen horas excedentes (extracontractuales), este consumo será representado en amarillo en la barra de consumo.
Es posible observar más detalles haciendo clic en la barra de consumo. Así se abrirá un modal con los detalles de consumo, incluso separando según actividad y tipo de hora, si existe diferenciación en el contrato.
También puedes encontrar este gráfico en Informes > Contrato de horas por período.
Si tu contrato tiene habilitada la acumulación de horas, las horas acumuladas, cuando existan, se consumirán solo después del consumo total del período vigente.
Por ejemplo, si tienes un contrato de 30h que se renueva cada 30 días, y el día 20 has agotado esas 30h, entonces el contrato empezará a consumir las horas acumuladas. Si no hay horas acumuladas, se considerarán horas excedentes (extracontractuales). Si el contrato o la actividad no permiten horas excedentes, el sistema no permitirá que el registro se guarde.
Cuando haya diferenciación por franquicia, el informe presentará un gráfico de consumo por actividad también, además del gráfico de consumo general del contrato. Si no hay franquicia, solo se presentará el gráfico de consumo de horas del contrato.
La información de horas acumuladas solo se presenta en el período abierto del contrato, es decir, en el período actual.