En este artículo aprenderás cómo registrar personas.
El registro de personas es uno de los módulos más importantes de Movidesk. Se entiende por personas tanto a los agentes, que brindan la atención, como a sus clientes. Pueden ser personas, empresas o departamentos. Solo es una definición en el registro de la persona lo que diferenciará a qué perfil pertenece.Recuerda que el registro de clientes es ilimitado. Podrás registrar tantos como sean necesarios, pero el registro de agentes está condicionado a la cantidad de licencias que hayas adquirido en tu cuenta de Movidesk.
A continuación, el video detallado de cómo registrar personas:
Recuerda también que cada ticket debe tener uno o más clientes relacionados con él, y estos clientes son personas registradas en tu Movidesk.
¿Cómo gestionar el registro de personas?
Para registrar personas enla pestaña Principal ve a Configuraciones < Personas y luego selecciona la opción Personas. Desde esta pantalla podrás editar las personas existentes o crear nuevas.
También hay otras formas de registrar personas, como a través de la importación de correos electrónicos y de forma automática. También puede ser registrado por un agente al abrir un ticket.
Tipos de personas
La primera definición a realizar en el registro de una persona es su tipo.
Agentes: Personas
Clientes: Personas u Organizaciones.
Podrás vincular a una persona con una organización, de esta forma siempre que sea necesario podrás ver todos los tickets abiertos por las personas vinculadas a una organización.
Es posible insertar una imagen para la persona que se está registrando. El tamaño utilizado es de 142x142 píxeles.
Importante: Una persona puede estar vinculada a una empresa, pero no a otra persona. Si un registro del tipo empresa tiene vínculos con personas, su tipo no puede ser cambiado.
Perfil de acceso
Aquí definirás si la persona registrada será un Agente o Cliente en tu organización.La principal diferencia entre los dos tipos es que una persona del tipo cliente es un consumidor de los servicios de tu central de atención y losagentes son las personas responsables de brindar esa atención.
Tanto los clientes como los agentes pueden tener una contraseña para acceder a Movidesk, la dirección de acceso será la misma para ambos y no es necesario ningún tipo de diferenciación al ingresar el usuario y la contraseña.
Importante: Un agente puede ser al mismo tiempo cliente, de esta forma podrá ser indicado como cliente del ticket, por ejemplo, en tickets internos.
Dentro del registro de una persona, ya sea cliente o agente, no existe ningún tipo de configuración para restringir o permitir el acceso a determinadas funciones. La única asignación que existe es el perfil de acceso de esa persona, que debe configurarse directamente en los Perfiles de Acceso.
Clientes
Los clientes son las personas, empresas o departamentos que consumen los servicios del proveedor y, en consecuencia, requieren atención por su parte. La definición del usuario y la contraseña del cliente no es obligatoria, pero si no lo hace, no podrá acceder al portal de atención para seguir sus tickets o incluso abrir nuevos tickets si tiene permiso para ello. El portal del cliente sigue el mismo concepto visual que el portal del agente, pero es más simple, permitiendo únicamente la posibilidad de abrir un nuevo ticket o consultar o interactuar en los tickets que ya se han abierto a su nombre.
Agentes
Como ya hemos explicado en los temas anteriores, los agentes son las personas que brindarán atención dentro de su centro de soporte.
Cuando adquirió su Movidesk, su cuenta se habilitó con un agente activo. Podrá incluir nuevos agentes a través de la pantalla de gestión de personas, observando únicamente que la cantidad máxima de agentes activos estará condicionada por la cantidad de licencias que haya adquirido en su plan.
Organización
Si su empresa presta soporte a consumidores finales o empresas, pero no es necesario identificar con qué persona de esa empresa está interactuando, no es necesario utilizar este recurso; sin embargo, si presta atención a empresas o departamentos y necesita saber con qué persona de esa empresa o departamento está hablando, la organización será útil para su estructura.
La organización es la funcionalidad que vincula una o más personas a la estructura. Tomemos como ejemplo que su centro de atención brinda soporte a la empresa PrinterP y que la empresa tiene dos empleados llamados Juan y Pedro. Estos dos empleados se ponen en contacto con su centro de soporte para solicitar atención.
En el ejemplo anterior, deberá registrar la empresa PrinterP como una persona de tipo empresa y con el perfil de cliente. A continuación, deberá registrar a Juan como una persona, con el perfil de cliente, y en el campo de Organización elegir la empresa PrinterP. El mismo procedimiento debe realizarse con Pedro. Hecho esto, habrá indicado que la empresa PrinterP tiene dos empleados que son Juan y Pedro.
Cuando vaya a abrir un ticket y busque a Juan, Movidesk presentará la estructura “PrinterP > Juan”, identificando que está registrando el ticket en nombre de Juan de PrinterP y no de Juan de otra empresa.
Importante: Por defecto, Movidesk permite que registre tanto personas sin información de la organización como personas vinculadas a alguna empresa o departamento, pero existe un parámetro en Configuraciones, grupo Empresa y Parámetros que determina que las personas de tipo persona deben estar necesariamente vinculadas a una empresa o departamento. Si su empresa presta soporte a empresas, considere marcar este parámetro.
Tenga en cuenta que cuando una persona es registrada a través de la importación de correos electrónicos, no estará vinculada a ninguna organización. En este caso, si el parámetro para exigir que las personas de tipo persona estén vinculadas a empresas o departamentos está marcado, estará obligado a relacionar a este cliente con alguna empresa o departamento antes de la finalización del ticket.
Equipos
Todos los agentes deben estar vinculados a uno o más equipos de atención. Estos equipos representan las áreas de su empresa, por ejemplo, soporte al cliente, marketing, dirección, departamento fiscal, etc.
Cuando habilitó su cuenta en Movidesk, se creó con los equipos de Administradores y Agentes, pero podrá cambiar esta configuración accediendo a la pantalla de Equipos, que se encuentra en la opción Configuraciones, en el grupo Personas. Los equipos son importantes para identificar a qué sector o departamento está asignado el ticket.
Al abrir un ticket o durante su atención, existe la posibilidad de asignar este ticket a la responsabilidad de un agente o incluso de un equipo. En ese momento, todos los agentes se mostrarán debajo de su equipo. Si un agente está vinculado a más de un equipo, su nombre se mostrará más de una vez dentro de cada uno de los equipos a los que esté vinculado.
Información sobre el registro de códigos postales en Movidesk
Los códigos postales que terminan en -000, conocidos como genéricos, son temporales y se utilizan para representar una ciudad entera sin una dirección específica.
¿Por qué Movidesk no devuelve datos con estos códigos postales?
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Al registrar un código postal en Movidesk, es necesario ingresar una calle. Sin embargo, los códigos postales genéricos no tienen esta información detallada, lo que impide el llenado automático de los campos.
Funcionamiento con Códigos Postales Específicos:
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Cuando una ciudad recibe un código postal no genérico, Movidesk podrá devolver la dirección correctamente. Por ejemplo, al usar el código postal 89010-000, los campos Estado, Calle, Barrio y Ciudad se completan normalmente, ya que no es genérico.
Cómo identificar un código postal genérico:
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En el sitio "Busca Cep", los códigos postales genéricos devuelven datos incompletos, dejando los campos "Calle/Nombre" y "Barrio/Distrito" en blanco.
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En Movidesk, al ingresar un código postal genérico, los campos Estado, Calle, Barrio y Ciudad permanecerán sin actualización.
Operation with Specific ZIP Codes:
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When a city receives a non-generic ZIP code, Movidesk will be able to return the address correctly. For example, using ZIP code 89010-000, the fields State, Street, Neighborhood, and City are filled normally, as it is not generic.
How to identify a generic ZIP code:
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On the "Busca Cep" site, generic ZIP codes return incomplete data, leaving the "Street/Name" and "Neighborhood/District" fields blank.
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In Movidesk, when entering a generic ZIP code, the State, Street, Neighborhood, and City fields will remain unchanged.