Existe una serie de parámetros relacionados con el módulo de registro de horas. Son los siguientes:

Parámetro: Utilizar registro de horas en los tickets

Definición: Este es el parámetro que habilita o deshabilita el módulo de registro de horas dentro de Movidesk. Si está desmarcado, incluso si configura el resto de la funcionalidad, no será posible utilizar el control de registros en Movidesk.

Ubicación: Parámetros de su cuenta. Pestaña Tickets, grupo Registros.

Parámetro: Tipo de registro

Definición: Parámetro para determinar si el agente debe informar la hora en que comenzó la atención y la hora en que finalizó, o si debe informar solo el total de horas trabajadas en la acción. Si elige la primera opción, al informar la hora de inicio y fin, el sistema calculará automáticamente el tiempo trabajado.

Ubicación: Parámetros de su cuenta. Pestaña Tickets, grupo Registros.

Parámetro: Definición del tipo de período (Normal/Extra)

Definición: Parámetro que indica si el agente debe informar manualmente si el tiempo trabajado fue en horas normales o extras, o si el sistema debe calcularlo automáticamente. Utilizando el cálculo automático del sistema, deberá ingresar su horario de trabajo. Una vez hecho esto, Movidesk evaluará si ese tiempo está dentro o fuera del calendario y definirá la hora como normal o extra. Si informa un tiempo parcialmente en horas normales y parcialmente en horas extras, el sistema dividirá ese registro en dos, uno para la hora normal y otro para la hora extra.

Ubicación: Parámetros de su cuenta. Pestaña Tickets, grupo Registros.

Parámetro: Calendario por defecto

Definición: Aquí debe ingresar el horario de trabajo de la empresa para cada día de la semana. Se utilizará si define el parámetro para que el sistema calcule automáticamente el tipo de hora registrada como normal o extra.

Ubicación: Parámetros de su cuenta. Pestaña Configuraciones.

Parámetro: Permitir el registro de actividades

Definición: Este parámetro otorga al agente el permiso de indicar el tiempo trabajado cuando está registrando una acción en el ticket. A través del parámetro puede indicar que el agente no puede registrar horas trabajadas, puede hacerlo, pero no es obligatorio, o puede hacerlo y es obligatorio informar al menos un tiempo trabajado para poder registrar la acción.

Ubicación: Perfil de acceso de agentes. Pestaña Tickets, grupo Atención.

Parámetro: Permitir la edición de tiempos en la pantalla de gestión de registros

Definición: Al editar una acción, el agente también puede editar los tiempos indicados en esa acción. Este comportamiento es el estándar del sistema. Sin embargo, si este parámetro está marcado, el agente puede modificar o eliminar cualquier tiempo registrado en ese ticket a través de la pantalla de detalle de tiempos trabajados. Recomendamos habilitar este parámetro solo para administradores.

Ubicación: Perfil de acceso de agentes. Pestaña Tickets, grupo Atención.

 

Puede habilitar o deshabilitar estas opciones en cualquier momento. Pero recuerde: solo se puede registrar la hora si el ticket ya tiene una categoría que permita el control de horas.

En la base de conocimientos también tenemos un artículo sobre cómo registrar tiempo en un ticket en Movidesk.

Haga clic aquí para acceder al artículo.

En la pestaña Principal del sistema, acceda a la opción Configuraciones. En el menú de la izquierda, localice el grupo Marcaciones y luego la opción Actividades.

El registro de actividades sigue el estándar ya utilizado en otras pantallas de registro del sistema.

La marcación de horas en los tickets

 

Después de configurar los parámetros y registrar las actividades, podrá comenzar a registrar el tiempo trabajado en los tickets.

Para ello, observe que tanto al abrir un ticket como agente, como al editar el ticket, siempre que ese agente tenga permiso para registrar el tiempo trabajado, aparecerá un bloque para la indicación de las horas trabajadas.

Estos campos siguen algunas reglas que explicaremos a continuación:

 Fecha: Fecha en la que se realizó el trabajo. Por defecto, siempre se sugerirá el día actual, pero podrá modificarlo haciendo clic sobre el campo. Si cambia la fecha y luego hace clic para agregar una nueva línea de tiempo, la nueva línea asumirá la fecha que se indicó en la línea anterior.

Inicio | Fin: Hora de inicio y fin del trabajo. Si configuró su Movidesk para informar solo el tiempo trabajado, estos campos no aparecerán.

Después de grabar la acción

Cuando la acción se graba en el ticket, si tiene algún tiempo informado, se mostrará junto al número de esa acción un ícono para acceder a los tiempos registrados en ella.

Al hacer clic en el ícono del informe, se mostrará una pantalla con todos los tiempos registrados en la acción.

Desde esa pantalla, si el usuario tiene permiso para editar los tiempos en la pantalla de gestión de tiempos, se mostrará un ícono que permite editar o eliminar el tiempo registrado. 

Si el tiempo ha sido guardado en algún informe de servicio, no se permitirá la edición o eliminación del mismo. Para ello, elimine el informe de servicios que se emitió para luego poder editar el tiempo trabajado.

En las opciones del ticket

En el menú de opciones del ticket hay una llamada Marcaciones. Desde esa opción se mostrará una pantalla con todos los tiempos que ya han sido trabajados en el ticket.

Incluso será posible visualizar junto con los tiempos del ticket todos los tiempos registrados en los tickets hijos de ese ticket.

La función de esta pantalla, además de proporcionar información detallada sobre todo el trabajo realizado en el ticket, es permitir la emisión del informe de servicios.

El informe de servicios

El informe de servicios es un extracto de los tiempos trabajados en el ticket en formato de impresión para ser presentado y firmado por el cliente si es necesario.

El informe de servicios siempre sigue los filtros que se realizan en la pantalla de Tiempo trabajado y solo se mostrarán las líneas de tiempo que el usuario tenga permiso para visualizar.

Para emitir el informe, seleccione la opción Informe de Servicios. El sistema mostrará una pantalla con un informe similar a una vista previa del informe.

 

Cómo marcar en el sistema que el informe ha sido emitido:

Para registrar que el informe ha sido emitido, vuelva a la pantalla de tiempos trabajados y, en la parte superior de la pantalla, el sistema proporcionará un campo para informar la fecha del informe y otra para la firma, si se firmó. En ese momento, el informe estará "cerrado".

Esto significa que no se permitirán más ediciones o eliminaciones de tiempos que ya se han incluido en ese informe. En ese momento, la línea de tiempo registrada en ese informe cambiará su estado a "Informado".